Operations Lead / COO (m/w/d)

Eine Praxisübernahme ist mit der Unterschrift nicht abgeschlossen. Danach muss der Alltag funktionieren: Zuständigkeiten klären, Personaladministration organisieren, Abrechnung verstehen und technische Systeme zusammenbringen. Gleichzeitig sollen die Menschen vor Ort weiter gut arbeiten können. Genau dafür baust du bei elba die operativen Grundlagen auf.

elba erwirbt etablierte Facharztpraxen in der Schweiz und gestaltet die Nachfolge gemeinsam mit Praxisinhabern und ärztlichen Leitungen. Wir investieren eigenes Kapital und übernehmen langfristig Verantwortung. Du entwickelst die Organisation, die diese Praxen verbindet und im Alltag unterstützt.

Deine Arbeit reicht von der Bestandsaufnahme bis zur Umsetzung. Du musst verstehen, weshalb ein Ablauf heute so funktioniert, bevor du ihn veränderst. Medizinische Entscheidungen und die fachliche Führung bleiben bei der ärztlichen Leitung. Deine Verantwortung liegt darin, organisatorische Arbeit verlässlich zu machen und gemeinsam vereinbarte Verbesserungen umzusetzen.

Übergaben operativ vorbereiten

• Erarbeite für jede Übernahme einen umsetzbaren Übergangsplan mit Verantwortlichen, Abhängigkeiten und offenen Entscheidungen
• Prüfe gemeinsam mit den Praxisverantwortlichen, welche Systeme, Dienstleister und Abläufe weiterlaufen und wo Handlungsbedarf besteht
• Organisiere die Einführung vereinbarter Änderungen vor Ort und sorge dafür, dass das Team weiss, was sich wann verändert

Gemeinsame Abläufe entwickeln

• Strukturiere die Zusammenarbeit in Personaladministration, Lohnwesen, Abrechnung, Einkauf und IT
• Entscheide gemeinsam mit den jeweiligen Fachverantwortlichen, wo ein gemeinsamer Ablauf hilft und wo die Besonderheiten einer Praxis berücksichtigt werden müssen
• Führe geeignete Werkzeuge ein, teste sie im tatsächlichen Arbeitsablauf und korrigiere, was sich nicht bewährt
• Reduziere doppelte Erfassungen, unnötige Übergaben und Abhängigkeiten von einzelnen Personen

Steuerung aufbauen

• Definiere wenige aussagekräftige Kennzahlen für Abläufe, Kapazitäten und die wirtschaftliche Entwicklung
• Mache Probleme früh sichtbar und übersetze sie in konkrete Entscheidungen
• Plane operative Projekte und Investitionen mit den Unternehmern und ärztlichen Leitungen
• Entwickle Zuständigkeiten und eine Arbeitsorganisation, die mit weiteren Praxen wachsen können

Neue Praxen haben einen nachvollziehbaren Übergangsplan. Die Mitarbeitenden kennen ihre Ansprechpartner. Wiederkehrende Aufgaben sind dokumentiert und funktionieren auch bei Abwesenheiten. Eingeführte Werkzeuge werden tatsächlich genutzt.

Verbesserungen lassen sich an einer Ausgangslage und einem Ergebnis nachvollziehen: weniger Nacharbeit, kürzere Bearbeitungszeiten oder klarere Verantwortlichkeiten. Weitere Übernahmen profitieren von dem, was du bereits aufgebaut hast. Gleichzeitig bleibt Raum für medizinische Schwerpunkte und die gewachsene Zusammenarbeit jeder Praxis.

• Erfahrung mit operativer Verantwortung, Prozessverbesserungen oder der Integration mehrerer Standorte; beispielsweise aus einem wachsenden Unternehmen, einer Praxisgruppe oder der Beratung mit eigener Umsetzungserfahrung
• Die Fähigkeit, vom Gespräch mit einem Praxisteam zu einem belastbaren Ablauf und einer konkreten Einführung zu kommen
• Sicherheit im Umgang mit Zahlen, Prioritäten und wirtschaftlichen Zusammenhängen
• Technisches Verständnis, um Systeme und Dienstleister beurteilen und Einführungen steuern zu können
• Einen respektvollen Umgang mit Menschen, deren Arbeitsalltag du verändern möchtest
• Die Bereitschaft, offene Aufgaben selbst anzupacken und relevante Konflikte anzusprechen

Erfahrung im ambulanten Gesundheitswesen ist besonders hilfreich. Entscheidend ist, dass du dessen Abläufe verstehen willst und die Verantwortung der ärztlichen Leitung respektierst.

Du entwickelst eine zentrale Funktion im Aufbau einer Facharztpraxisgruppe. Dabei arbeitest du direkt mit den Unternehmern, die eigenes Kapital investieren und die Entscheidungen treffen. Deine Vorschläge führen zu konkreten Veränderungen in Praxen. Der Umfang deiner Verantwortung wird gemeinsam mit dir festgelegt.

Erzähl uns von einer operativen Veränderung, die du selbst umgesetzt hast: Was war schwierig, wie bist du vorgegangen und was funktioniert heute besser? Ein Lebenslauf und ein kurzes Beispiel geben uns eine gute Grundlage für das erste Gespräch.